LES DOSSIERS JURIDIQUES D’UNJOURUNEVENTE

Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est une nouvelle réglementation adopté par le Parlement européen et le conseil le 27 avril 2016 et applicable depuis le 25 mai 2018.

Ce règlement n’a vocation à s’appliquer que pour les données personnelles des personnes physiques. Concrètement il impacte toutes les personnes qui conservent, gèrent et utilisent des données personnelles.

Pour en savoir plus, nous faisons le point avec Stéphanie Ropars, Avocate et associée dans le Cabinet Patchwork Avocat partenaire de la FVD (fédération de la vente directe), fédération dont UnjourUnevente est partenaire agréé.

Qu’entend-on par Données personnelles?

Les données personnelles, ce sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Celles-ci peuvent correspondre à un identifiant, un nom, une donnée de localisation, une date de naissance, une caractéristique physique, psychologique, économique, sociale ou culturelle.

 

En tant que VDI, dois-je signer un document particulier avec mon entreprise?

La société pour laquelle vous travaillez doit normalement vous faire signer une clause d’information de traitement de vos données personnelles par la société ainsi qu’une clause relative à la protection des données personnelles.

Il est recommandé par la Cnil que la société pour laquelle vous distribuez les produits et/ou services vous fassent également signer un engagement de confidentialité afin de vous sensibiliser au traitement des données à caractère personnel que vous serez amené(e) à recueillir dans le cadre de votre activité.

Notamment toutes les données que vous allez récolter lors de vos prospections.

Est ce que le DIP (Document d’Information Précontractuel) et le BDC (Bon de commande) doivent contenir une clause spécifique sur les données personnelles ?

Le DIP et le BDC ont vocation à renseigner le consommateur sur le traitement qui sera effectué, par le distributeur et/ou la société, des données personnelles lui appartenant et qu’il a consenti à renseigner dans le but de permettre l’exécution du contrat et pour une éventuelle prospection commerciale.

Aussi, les données récoltées par ce biais ne peuvent pas être utilisées pour d’autres finalités que celles prévues par la clause d’information.

Comment protéger ses données quand on est VDI (vendeur à domicile indépendant)?

Le vendeur Indépendant, tout comme la société de vente directe, est responsable des données personnelles qu’il conserve.
Vous devez, en tant que vendeur indépendant, pouvoir prouver que vous stockez vos données dans un endroit sécurisé.
Par exemple, si vos données sont conservées sur un ordinateur, il doit y avoir un mot de passe pour y accéder.

Les mauvaises habitudes à éviter :

✔️Ne pas divulguer votre mot de passe à un tiers qui doit rester strictement confidentiel ;
✔️Ne pas faire de copies des données sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de votre activité ;
✔️Ne pas utiliser les données collectées pour d’autres finalités que celles prévues par le DIP et le bon de commande ;
✔️Eviter d’utiliser des moyens de communication non sécurisés pour transférer les données (les mails ne sont pas sécurisés) ou encore de stocker des données sur un support type clé USB ;
✔️Ne pas envoyer des mailing groupés avec les adresses mails de tous vos correspondants visibles (utilisez les fonctions CI ou des serveurs de mails gratuits) ;
✔️Ne transmettez pas vos données à d’autres personnes que celles autorisées par votre activité.

N’oubliez pas que vous êtes responsables des données personnelles que vous conservez. Celles-ci ne doivent donc pas circuler librement.

Attention :
La CNIL recommande que les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation commerciale pendant 3 ans soient supprimées. Aussi, il sera nécessaire, passé ce délai, et si vous souhaitez pouvoir solliciter de nouveau ce prospect, demander une autorisation afin de pouvoir lui envoyer des sollicitations commerciales.

Comment récupérer des données personnelles dans le cadre de ma prospection commerciale?

Les données personnelles figurent obligatoirement sur le DIP et le BDC que vous avez remis au consommateur, désireux d’acheter les produits et/ou services de la société pour laquelle vous travaillez.

Que vous soyez mandataire ou acheteur-revendeur, un exemplaire vous est destiné. Aussi, si le consommateur a donné son autorisation à l’exploitation de ses données, vous pourrez totalement le recontacter.

A côté de cela, vous pouvez aussi que vous soyez dans un salon ou lors d’une réunion, créer un formulaire de contact type avec une case à côcher qui stipule que la personne accepte d’être contactée pour un motif commercial. Cela vous permettra essentiellement de garder contact avec des éventuels prospects qui n’ont rien acheté mais sont susceptibles d’être intéressés par les produits et/ou services que vous leur avez présentés.

Exemple de texte accolé à votre case à cocher : « J’accepte à ce que mes coordonnées postales et/ou mon numéro de téléphone et/ou mon adresse email soient utilisés pour recevoir des offres de M/Mme X par courrier postal et/ou par téléphone et/ou par adresse email ».

Exemple de texte que vous pouvez ajouter :
« Vous remplissez ce formulaire parce que vous souhaitez être recontacté(e) afin d’avoir des informations complémentaires sur nos produits ou l’activité de vendeur à domicile indépendant. Vous pouvez vous opposez à tout moment au traitement de ces données dont les conditions et les conséquences vous sont transmises directement par email dans les meilleurs délais. »

S’il s’agit uniquement d’un prospect qui n’a donc aucune relation commerciale établie avec la société pour laquelle vous distribuez les produits, alors il conviendra de faire apparaître également sur votre formulaire de contact, si vous demandez un numéro de téléphone, la clause suivante :
« Prospection téléphonique :
En application de l’article L.223-1 du Code de la consommation, nous vous rappelons que si, en dehors de votre relation avec notre société, d’une manière générale, vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par voie téléphonique, vous pouvez gratuitement vous inscrire sur une liste d’opposition au démarchage téléphonique. »

Attention cependant aux types de données collectées ! Vous ne devez demander que les données qui vous seront utiles pour votre prospection. Les questions à vous poser : ai-je besoin du téléphone de la personne si je vais la joindre que par email ? Pourquoi demander l’adresse postale ? Ai-je vraiment besoin de la date de naissance de la personne dans le cadre de ma démarche commerciale ? Il convient de bien comprendre que ce type de formulaire, s’il est mal rédigé, peut s’avérer dangereux compte tenu de la sensibilité des données recueillies.

Dans tous ces cas de figures, il peut vous être demandé de justifier la prise de telles ou telles données personnelles dans le cadre de votre activité.

Ai-je le droit de relancer, solliciter mes clients et dans quelles conditions ?

Tout à fait.

C’est assez naturel qu’un client puisse être sollicité à nouveau, puisqu’il a déjà acheté vos produits.

Vous avez donc tout à fait le droit de le solliciter à nouveau voir de lui proposer des produits complémentaires. Pour autant, cela n’est possible qu’à l’unique condition que l’information donnée au client (ou consommateur) quant au traitement de ses données précisait bien ce principe et/ou qu’il a donné son consentement en ce sens.

En revanche, il doit toujours avoir la possibilité de retirer son consentement quant à l’exploitation de ses données à des fins commerciales en lui permettant de manière simple et claire de faire connaître sa volonté de ne plus être sollicité.

Je change de société, puis-je utiliser les données de mes anciens clients dans ma nouvelle activité et sous quelles conditions?

Si vous êtes VDI mandataire, vous êtes co-responsable du traitement. Cela signifie concrètement que si l’information donnée au client (ou consommateur) permet la réexploitation commerciale et/ou que ce dernier a donné son consentement en ce sens, vous pourrez lui proposer une offre commerciale de produits et/ou services non concurrents.

Si vous êtes VDI acheteur revendeur, votre fichier client vous appartient. Cela signifie concrètement qu’il vous est tout à fait possible de solliciter vos clients pour leur proposer un autre produit sous réserve de ne pas mener des actions de nature déloyale et de respecter la finalité du traitement indiquée sur les DIP et BDC lors de la collecte des données.

J’arrête mon activité de VDI? Que dois-je faire de mes données?

En cas de cessation de votre activité, vous devez supprimer intégralement les données et fichiers informatiques et tout support d’information relatif à ces données.

Je travaille pour plusieurs sociétés de vente directe, comment dois-je gérer mes données personnelles ?

Chaque donnée personnelle traitée doit respecter la finalité du traitement conformément à l’information qui a été donnée au client/prospect. Il est également nécessaire que vous vous référiez à votre contrat de distribution et à l’accord que vous avez signé avec la société sur ce sujet.

Enfin, nous attirons votre attention sur l’indépendance de chaque VDI quant à la gestion des données qu’il est amené à collecter. Vous devrez vous conformer, en adéquation avec votre statut, à votre contrat de distribution et à l’information transmise à vos clients ou prospects quant à la finalité lors de la collecte des données.