5 astuces pour optimiser votre temps dans la gestion de votre activité !
Le job de VDI demande de réaliser de nombreuses tâches pour développer son activité entre la recherche de nouveaux clients, l’organisation des ventes, les livraisons, l’animation des réseaux sociaux, le suivi client, le recrutement… Il est possible de vite se sentir submergé !
Il est donc nécessaire pour être efficace et avoir des résultats, d’organiser son temps de travail.
Découvrez nos 5 astuces qui vous aideront au quotidien et contribueront à développer votre activité plus sereinement !
1/ Visualisez vos tâches
Pour ne rien oublier, la meilleure méthode est de noter toutes les tâches que vous avez à effectuer. Cela vous permettra d’avoir une vue générale de ce que vous avez à faire.
Lister vos différentes tâches et écrivez-les sur votre agenda papier ou téléphone, un carnet, un tableau … Lister ce que l’on a à faire permet de ne rien oublier et aide à organiser son temps.
Le fait de les écrire vous permettra de bien les visualiser mais surtout de vous décharger mentalement et donc de gagner du temps !
Notre petit conseil : Ayez toujours sous la main de quoi noter vos tâches de façon à les écrire et à reprendre ce que vous faisiez pour y revenir plus tard sans perdre le fil de votre activité !
2/ Hiérarchisez vos tâches
Une fois toutes les tâches listées, il est maintenant nécessaire de les prioriser afin de les hiérarchisées.
Classer les par catégories. Vous devez apprendre à les prioriser pour améliorer votre productivité et gagner du temps.
Le fait d’accomplir vos tâches urgentes en premier va vous motiver et vous rassurer. Vous aurez alors plus d’énergie pour les suivantes !
Pour déterminer l’importance d’une tâche, évaluez ses répercussions, reliez la à vos objectifs et regardez si elle est essentielle ou si elle a une valeur ajoutée. Pour ce qui est de l’urgence, cela dépend de la date limite à laquelle une tâche doit être terminée. Plus l’échéance est proche, plus elle sera urgente.
3/ Notez vos tâches dans votre agenda
Pensez à noter dans votre agenda vos tâches avec des plages horaires dédiées. Respectez les durées que vous aurez évaluées. Quand le temps est dépassé, passez à la tâche suivante.
Il peut être intéressant de planifier chaque semaine son activité avec des codes couleur par exemple:
- réunion de vente
- livraison : ajuster vos périodes de livraisons à vos réunions. Cela vous permettra de mutualiser vos trajets !
- prospection : définissez des périodes de phoning et de mailing.
- suivi client : programmez une newsletter hebdomadaire ou mensuelle à jour fixe.
- réseaux sociaux : il est possible de préparer vos publications à l’avance pour une semaine par exemple. Programmez-les en début de semaine et vous n’aurez plus à vous en soucier les jours suivants.
Il est recommandé de faire une seule tâche à la fois, cela évite de s’éparpiller et d’être bien concentré sur la tâche à accomplir. Vous pourrez ainsi augmenter votre productivité.
4/ Prévoyez du temps pour gérer les imprévus
Ne surchargez pas votre emploi du temps et ne sous-estimez pas le temps nécessaire à réaliser votre tâche. Réservez des créneaux horaires dans votre semaine pour ne gérer que les imprévus. Si ce créneau n’est pas utilisé vous pourrez le mettre à profit pour prendre de l’avance sur votre journée du lendemain !
Cette approche vous offre un meilleur contrôle sur votre temps et permet de réussir à réellement accomplir ce que vous aviez prévu.
5/ Isolez vous pour être efficace
Certaines tâches demandent de la concentration et de la disponibilité. Afin d’être bien concentré et donc plus efficace, pensez à vous isolez dans un endroit calme où personne ne viendra vous déranger. Mettez votre téléphone en silencieux et ne vous dispersez pas. Pas de distraction tant que la tâche n’est pas terminée !
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